Η Διεύθυνση Διαβατηρίων & Εγγράφων Ασφαλείας / Α.Ε.Α. διαρθρώνεται σε πέντε (5) Τμήματα.
Αρμοδιότητες Τμημάτων
Τμήμα Εισαγωγής Δεδομένων και Διεκπεραίωσης
Είναι αρμόδιο για:
την παραλαβή των αιτήσεων και των λοιπών αναγκαίων, για την έκδοση διαβατηρίων, δικαιολογητικών από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας και τις προξενικές αρχές,
την παραλαβή των αιτήσεων και των λοιπών αναγκαίων, για την εκτύπωση άλλων εγγράφων ασφαλείας, δικαιολογητικών από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας ή άλλες κατά περίπτωση αρχές,
την ψηφιοποίηση και αποθήκευση των έντυπων αιτήσεων και δικαιολογητικών στη βάση δεδομένων για περαιτέρω επεξεργασία,
τον έλεγχο των φωτογραφιών και κατά περίπτωση των αρχείων υπογραφής που περιλαμβάνονται στις αιτήσεις, προκειμένου να διαπιστωθεί η συμμόρφωση αυτών με τις τεχνικές προδιαγραφές,
την επιστροφή των έντυπων αιτήσεων – δικαιολογητικών στις υπηρεσίες υποβολής για αρχειοθέτησή τους,
την καθοδήγηση των υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας και των άλλων αρμόδιων κρατικών αρχών ως προς την εφαρμογή της νομοθεσίας για την έκδοση διαβατηρίων και των σχετικών διαδικασιών,
τη φύλαξη και διαχείριση των συστημάτων ασφάλειας των εγκαταστάσεων της Διεύθυνσης, καθώς και τον έλεγχο εισόδου στους εργασιακούς χώρους αυτής,
τον σχεδιασμό και την εφαρμογή επιχειρησιακών δράσεων για την εκπλήρωση της αποστολής της Διεύθυνσης, στο πλαίσιο του πενταετούς Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Προγράμματος της Ελληνικής Αστυνομίας, την παρακολούθηση της υλοποίησής τους και την υποβολή αναφοράς προόδου αυτών, καθώς και διορθωτικών ή βελτιωτικών προτάσεων.
Τμήμα Ελέγχου και Εγκρίσεων
Είναι αρμόδιο για:
τον έλεγχο της πληρότητας και της γνησιότητας των δικαιολογητικών και της ορθής καταχώρησής τους στο ηλεκτρονικό σύστημα επεξεργασίας,
τη διαπίστωση συνδρομής των νόμιμων προϋποθέσεων για τη χορήγηση διαβατηρίου στον αιτούντα,
την έγκριση των αιτημάτων για την έκδοση διαβατηρίου ή την αιτιολογημένη απόρριψή τους, κατά περίπτωση,
την προώθηση των επεξεργασθέντων – ελεγχθέντων δικαιολογητικών για την έκδοση διαβατηρίου,
την κατά προτεραιότητα επεξεργασία των αιτημάτων έκδοσης διπλωματικών και υπηρεσιακών διαβατηρίων.
Τμήμα Εκτύπωσης και Ποιοτικού Ελέγχου
Είναι αρμόδιο για:
την εκτύπωση των διαβατηρίων και των λοιπών εγγράφων ασφαλείας, η αρμοδιότητα επί των οποίων έχει ανατεθεί στη Διεύθυνση,
τον έλεγχο των εκτυπωθέντων διαβατηρίων και των λοιπών εγγράφων ασφαλείας, για τη διαπίστωση της ποιότητας εκτύπωσης, της τήρησης των προδιαγραφών κατά τη διαδικασία παραγωγής και της ανάγκης επανεκτύπωσής τους,
την αποστολή των εκδοθέντων διαβατηρίων και λοιπών εγγράφων ασφαλείας στις υπηρεσίες υποδοχής για παράδοση στους δικαιούχους,
τη μέριμνα για την καταστροφή των εγγράφων ασφαλείας που δεν πληρούν τους όρους της ανωτέρω περίπτωσης,
τη μέριμνα για τον καθορισμό του τύπου και των προδιαγραφών ασφάλειας των εντύπων των διαβατηρίων.
Τμήμα Μηχανογράφησης και Επεξεργασίας
Είναι αρμόδιο για:
τον καθορισμό των απαραίτητων μηχανογραφικών εφαρμογών και διαδικτυακών υπηρεσιών για την εκπλήρωση της αποστολής της Διεύθυνσης,
την καταχώρηση σε εθνικές και διεθνείς βάσεις δεδομένων των κλαπέντων, απολεσθέντων και ακυρωθέντων διαβατηρίων,
την παρακολούθηση της κανονικής λειτουργίας του κεντρικού υπολογιστικού συστήματος της Διεύθυνσης και τη μέριμνα για τη συντήρηση αυτού ή την αποκατάσταση βλαβών,
την τήρηση του ηλεκτρονικού αρχείου αιτήσεων – δικαιολογητικών και στοιχείων εκδοθέντων διαβατηρίων και τη λήψη αντιγράφων ασφαλείας,
τη λήψη τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την προστασία των δεδομένων που συλλέγονται και αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων της υπηρεσίας,
την έκδοση και τήρηση στατιστικών στοιχείων σχετικά με τα έγγραφα ασφαλείας που εκδίδει ή εκτυπώνει η Διεύθυνση στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της,
τη λειτουργία και την ενημέρωση του περιεχομένου της ιστοσελίδας της Διεύθυνσης.
Τμήμα Διαχείρισης Υλικού
Είναι αρμόδιο για:
τον χειρισμό θεμάτων εξοπλισμού, μέσων, οχημάτων και δημόσιου υλικού της Διεύθυνσης,
τον προσδιορισμό των αναγκαίων υλικών και λοιπών αναλωσίμων για την εκτύπωση των εγγράφων ασφαλείας και τη μέριμνα για τον έγκαιρο εφοδιασμό της Διεύθυνσης με αυτά,
την ασφαλή φύλαξη και διαχείριση των ειδών της ανωτέρω περίπτωσης, καθώς και των ασυμπλήρωτων εγγράφων ασφαλείας,
τον εφοδιασμό με όλα τα απαραίτητα μέσα, μηχανήματα και υλικά και τη μέριμνα για την καλή λειτουργία και τη συντήρησή τους,
την προμήθεια και διανομή των εφοδίων και των υλικών στο προσωπικό της Διεύθυνσης.
Η Διεύθυνση Διαβατηρίων και Εγγράφων Ασφαλείας δύναται να εισηγείται νομοθετικές ρυθμίσεις και διοικητικές πράξεις για θέματα αρμοδιότητάς της.
Στη Διεύθυνση λειτουργεί Γραφείο Γραμματείας για τη γραμματειακή εξυπηρέτηση, τον χειρισμό θεμάτων προσωπικού, την εξασφάλιση της εσωτερικής λειτουργίας, την τήρηση του αρχείου και τη διεκπεραίωση αιτημάτων διοικητικής φύσεως.
